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如何做好临时性工作汇报?



作者丨何川(插坐学院创始人)

讲稿整理 | 养小鱼

来源丨插坐学院(ID:chazuomba)



工作汇报是每个职场人绕不开的课题,汇报的质量直接关系到能否真实反映汇报者自身工作水平,能否赢得老板的肯定和支持。


日常工作中,“临时性工作汇报”更是无法避免,很多人往往由于事出突然,毫无准备而措手不及,不仅错失了与上司有效沟通的机会,也容易由此产生抵触情绪,畏惧跟老板沟通。


那么,如何客观理性看待上司的“临时性工作汇报”行为,掌握核心汇报技巧呢?



1

为什么上司总是

  要你汇报工作呢?



首先,如果上司经常找你,说明你的工作非常重要,是公司关键岗位之一,你应该先为自己感到骄傲;


但是,经常找你也可能是出于对你的不放心,这种不放心通常是因为对工作进展不确定而造成的。

 

其次,上司会比你更具全局意识,他需要从你的工作进展中不断得到新信息,进而作出新决策。


因此,你的临时性工作汇报是他作出新决策的信息来源。

 

最后,上司找你了解工作情况通常已作好给你支持的准备,这点请务必相信,95%的上司都有这个责任心。


责任心是一个人成为上司的首要因素,请记住,不是工作能力,也不是专业能力,真正成为上司的人通常都是能够把自己从个人贡献者变成团队贡献者的有责任心的人。


所以上司找你的初心通常都是希望了解进度,以及是不是有困难,有困难是不是能够帮你解决,最终帮助整个团队达成共同目标。

 

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世界著名管理咨询大师拉姆查兰在《领导梯队》一书中写道:


“新员工工作的最初几年都是个人贡献者,无论他们从事的是会计、销售、市场,对他们能力的要求主要是自己工作上的专业化以及职业化。他们通过在计划时间内完成工作来作出贡献,当他们成为出色的个人贡献者之后,尤其是能够有效地与他人合作时,公司往往会增加他的职责。”

 

也就是说,“在本职岗位上是出色的贡献者,同时能够有效地与他人合作”,这两个并列的条件同时具备时,他才能够成为一线的管理者,公司往往会增加他的职责。


今天,你的个人业绩也许非常棒,但是如果你不能很好地汇报, 不能很有效地与他人合作。不好意思,你不是一个出色的管理者,公司可能不会真的提拔你。


这点很重要,我们每个人都应具备这种意识,不要只做个人贡献者,要努力成为团队贡献者。所以每一次汇报,本质上都是被提拔的机会。

 

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2

临时性工作汇报的

7项原则



下面我们就来看一下,临时性工作汇报的高发场景有哪些?


1.节奏较快的公司或行业,尤其是消费类公司

2.试水阶段的新业务

3.重点项目的关键阶段

4.重要会议或者谈判,如跟老板一起见客户,老板突然问你一个问题因为他自己不知道

5.团建或交流活动中,尤其是年会,经常出现跨越层级的汇报和沟通

6.新入职或新任命阶段

 

现在你对这些工作场景基本心里有数了,我们来分析做好临时性工作汇报的7项原则:

 

原则一:提前确定上司关注的核心指标,管理预期


任何时候,尤其重要会议和谈判之前,包括你去见客户、公司要开周会/季度会/年会等,内容的汇报最重要,或者说可能会出现什么内容的汇报。


你一定要提前确定上司关注的核心指标,然后作好汇报的准备工作。

 

原则二:主动争取延迟汇报,内容需超出预期


如果你主动争取了延迟汇报,请注意,延迟汇报的时候内容一定要超出预期,不能老板要什么给什么,尽量给他多一点信息量


举个例子,比如突然遇到领导出差回来,问了你一句“最近工作怎么样啊?”


这个时候,你就跟他说最近工作情况大概怎么样,然后你说我可以在几分钟以后或者多长时间以后给你作个汇报,不用当时就特别紧张地说“哎呀,挺好的”或者怎么样,千万不要这样汇报。


这个时候可以争取延迟汇报,延迟汇报时内容一定不能仅仅是工作本身,要多一点点的分析和分享,这块很重要。

 

原则三:快速定性结论,稍后定量过程


如会议和关键谈判中,尤其现场汇报时。


如果你和老板一起见客户或者参加客户谈判,老板现场遇到一个问题自己不知道问你,你要快速给出一个结论性回答;并给同事发微信准备,同时在现场大方跟客户说,我让公司同事马上发一个邮件过来,再认真汇报一次给出定量回答。


这种情况下老板也会满意,客户也会满意,所以遇到这个情况一定不要慌张,更不要编。

 

原则四:遇到越级汇报,事后跟直属上司同步信息


如果你遇到上司的上司,也就是越级汇报,怎么办?


越级汇报没关系,这非常正常,在任何一家公司里上司的上司都有权利直接跟你沟通。


但是一条潜规则是,沟通之后,请你把和上司的上司汇报的内容用邮件同步给你的直属上司。比如非常书面地跟上司表达,今天遇到了上司的上司,对方问了一下工作,我也不好推脱,就回答了一下,如实的情况是这样的。

 

原则五:电话汇报一样可以争取简短准备


电话汇报工作怎么办?


可以争取简短的准备,而且事后挂了电话之后要同步邮件


电话汇报通常都不是特别着急的,你争取30分钟以内的时间都不会引起领导反感。只要你跟老板说我挂了电话马上去准备内容,一会儿给你打回来,这样跟你汇报更准确更有效,相信没有任何老板会拒绝。除非他特别急,最紧急的时候也可以争取3、5分钟,谨记千万不要慌,最后在电话里什么都没汇报到。


原则六:反向管理,争取智力资源


如市场预测,关键指标评价等。


老板那里会有非常多的智力资源,智力资源就是你汇报了一件事之后跟老板要他的想法,他怎么看对你会很有帮助


晚上十点半,领导给你打电话问:诶,你对这件事怎么看呢?


难道打电话不是最紧急的时候吗?最紧急的时候也可以争取3、5分钟,千万不要他紧急你也慌了,然后在电话里什么都没汇报到,这种情况是最惨的。

 

原则七:坚决避免模糊表达


所有上司都厌恶无效的对话,就是跟你聊半天最后没什么信息量,永远都是含糊其辞,差不多呀,挺好的,还行吧,我也不太清楚,这些话都是老板最讨厌的。

 

最后,我们来模拟一下具体场景,看看不同的场景当中都有哪些技巧可以帮到你。



3

临时性工作汇报的

5个具体场景



场景一:最近工作怎么样?


一般这种情况我给5点建议:


1.简要阐述你目前负责的主要工作。


这种情况通常是上司的上司比较多,他跟你客套,因为直接上司不会问这么模糊的问题。


2.简要阐述目前工作的近期目标以及完成率,给出数据。


3.提出目前存在的客观问题以及希望获得的支持,比如培训等。


4.请上司给予客观直接的评价。


5.感谢关心,表达信心,并确定下一次详细汇报的时间,任何一次临时性汇报你都可以想办法争取一次详细的汇报,这对自己是很有帮助的。

 

场景二:XX项目进展怎么样?


这个场景跟上面的场景是非常不一样,以下是建议:


1.快速按照项目规划时间及当前进展给出完成比。


如对比已定规划的目前工作完成度应该是百份之几,目前实际的完成度达到百份之几。如果这两个比例是比较吻合的,说明项目如期进行,如果落后了一定要阐述问题。


2.把项目关键内容的解决情况汇报给老板。


汇报项目进展时老板通常关注那些重要内容的解决情况,不太关心那些细节。千万不要给他一个项目周期表,这种情况他瞬间对你这个项目的评价就下来了。所以你只需要给他信心,给他项目关键节点。


3.阐述项目可能存在的风险,并提醒上级可能需要的支持。


4.结合当前项目进展做出项目评级,3种情况:


1)相对乐观;

2)一切正常;

3)存在风险。


如果存在风险一定要说,可以客观点跟老板说这个项目目前真的存在困难风险,我能不能跟你客观地反馈一下,你把话说出来,他会给你支持的。


场景三:你预计下个月情况怎么样?


这属于另外一种情况了,即针对工作做预测,老板希望你有一定想法:


1.最好可以争取简短时间准备数据分析,通常3到5分钟。


2.如果没有时间,就以最近的数据作为参考汇报,请一定要时刻准备你的工作数据。


3.针对增长、问题,分别进行汇报。


4.指出影响下个月情况的关键要素及这些要素的目前情况,比如招人,比如关键指标。


5.请上司分享他对下个月情况的预判,这个也很重要,是你能获得的智力资源。

 

场景四:最近有没有什么困难?


这块有两个要点:


1.临时性汇报务必针对客观困难。


希望大家不要反馈主观困难,汇报工作的时候如果反馈的全是主观困难,那你基本上不会留下任何好印象。


2.客观困难可以分成长期,中期,短期3种。


长期困难:个人管理能力/团队成长速度/业务扩张速度,这些都不是短期可以解决的;

中期困难:核心工作方法/关键员工培养/产品体验提升;

短期困难:明确考核指标/明确工作重点/部分体验问题如BUG问题等,这些是改变一种工作方式就会见效的。


我认为反馈困难的时候要以中期困难的反馈为主,把中期困难争取一下,然后请领导帮你点评一下短期困难。


所以大家一定要多一点去关注目前手里的工作哪些是特别需要跟老板沟通的。

 

场景五:上个月/季度XX方面数据怎么样?


以下是5点建议:


1.汇报的时候要跟老板讲清楚目前统计的数据类型有哪些,及最新的统计时间截止到什么时候。


2.如果没有季度数据,申请5分钟时间,马上给出。


3.确定类似数据模型以后是不是经常用到。


如老板问你上个季度某方面数据怎么样,你可以跟老板确定一下,该数据模型以后是否经常用,如果经常用那就列出常规汇报事项。


4.简要分析数据背后的业务进展情况。


一定不要只给数据,只给数据是没有太大价值的。


5.请上司给予简要评价,任何一次汇报都可以反向跟老板争取他的智力资源。


以上,就是临时性工作汇报的实用技巧分享。


请记住,所有的临时性汇报,都有机会争取成为准备充分的延迟汇报。这是非常重要的一点,它不会影响老板对你的印象,反而老板会觉得你是一个更有规划,更能够考虑彼此效益的人。


当然不要延迟太久,通常30分钟内是比较好的,希望你能把所学到的知识应用到工作之中,变成真正自己的能力。